Open Space

Inhoud

Een ‘Open Space’-bijeenkomst schept condities voor een dynamisch proces van discussie en samenwerking. Er wordt bottom-up gewerkt om oplossingen te zoeken en mogelijkheden te verkennen.

Werkwijze

Stap 1 - voorbereiding

Formuleer het doel en de centrale vraagstelling van de bijeenkomst. Zorg ervoor dat de doel- en vraagstelling niet voor interpretatie vatbaar is. Besteed er dus voldoende tijd aan. Betrek bij het opstellen van de vraagstelling de doelgroep en andere partners.

Nodig deelnemers uit. Zorg ervoor dat je hiermee tijdig begint. Wil je buurtbewoners bereiken, ouders, … zet dan in op persoonlijke contacten: huisbezoeken, praatjes aan schoolpoorten, winkels, buurtcentra, … enzovoort. Maak ook informatiefolders met uur en plaats duidelijk vermeld.

Stap 2 - kringsessie

Start de Open Space met een kringsessie. Heet iedereen welkom en leg het doel uit van de bijeenkomst. Licht het kader van Open Space toe.

Spelregels
Open Space heeft zeven principes:

1. Wie er ook komt, het zijn altijd de juiste mensen.
2. Wat er ook gebeurt, het is goed dat het gebeurt.
3. Omstandigheden zijn gewoon zoals ze zijn.
4. Toeval bepaalt de samenstelling van de groepen.
5. Iedereen begint wanneer hij/zij wil beginnen
6. Iedereen stopt als hij/zij vindt dat het genoeg is geweest
7. De wet van de twee voeten: iedereen heeft het recht te gaan en staan waar hij/zij wil.

Centraal staat de koffietafel, iedereen wordt uitgenodigd daar regelmatig langs te komen. Verder is de Open Space een soort van geperfectioneerde koffiepauze. Aan de hand van de doel- en vraagstelling gaan deelnemers met elkaar in gesprek (volgens de zeven principes).
Hun opdracht is: twee positieve en twee negatieve ervaringen of ideeën over de doel- en vraagstelling te noteren. Positieve ervaringen op een groen kaartje, negatieve op een rood.

Tip: Zorg voor begeleiders die beschikbaar zijn om deelnemers uitleg te geven en te helpen bij het opschrijven van hun ideeën.

Als de deelnemers klaar zijn, hangen ze hun kaartjes op aan de muur. De deelnemer kan zelf al kiezen of kaartjes bij elkaar horen, zo worden ideeën en ervaringen spontaan geclusterd.

In plenum bespreek je deze clusters met de groep en geeft een naam aan deze clusterbomen.

Stap 3- bespreking in kleinere groepen

Verdeel de deelnemers in verschillende groepen in de ruimte. Zorg ervoor dat de groepsindeling duidelijk is. Zorg voor een begeleider voor elke groep. Geef een clusterboom aan elke kleine groep. In de groep wordt de clusterboom besproken. Op een flap worden de besluiten opgeschreven.
Op een bepaald tijdstip krijgt iedereen de keuze om in de groep te blijven of een andere groep te kiezen. De deelnemers passen de zeven principes toe. De begeleider blijft bij de groepen.

Stap 4 - besluiten en prioriteiten in plenum

Als slot komen de deelnemers weer bij elkaar in de kring. De begeleiders hangen de flappen op en bespreken de besluiten per clusterboom.
Samen met de deelnemers wordt bepaald welke besluiten prioritair zijn. Zorg bij het bepalen van prioriteiten dat je iedereen een stem geeft, door bijvoorbeeld iedereen drie stickertjes te geven om te kleven bij hun eigen prioriteiten. Zo voorkom je dat enkel de mondige deelnemers de uitkomst bepalen.

Stap 5 - slot

Vat de prioriteiten samen en geef aan wat de verschillende prioriteiten zijn. Verzamel contactgegevens van deelnemers die willen mee nadenken over bepaalde prioriteiten.

Bronnen

• Keygnaert, I. e.a. (2005). (red.). Participatie aan het lokaal sociaal beleid van groepen met minder behartigde belangen. Participatiehefboom. Methodes. Samenlevingsopbouw Vlaanderen – VU Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap- Cel Lokaal Sociaal Beleid.