Prioriteitenmatrix

Inhoud

De prioriteitenmatrix is een methodiek voor het bepalen van prioriteiten. Het kwadrant is ontworpen door generaal (en later ook president) Eisenhower. Aan de hand van de dimensies ‘Belang’ (in hoeverre iets bijdraagt aan je eigen doelstelling) en ‘Urgentie’ (hoe snel een actie moet opgenomen worden), kan elke taak in één van de vier kwadranten een plaats krijgen. De plaats binnen de matrix, bepaalt de prioriteit waarmee de taak moet aangepakt worden.
Met behulp van de prioriteitenmatrix van Eisenhower kan een planning op lange termijn worden opgemaakt, waarbij de behoeften met het meeste prioriteit eerst worden aangepakt. Door de taken op deze wijze in te delen onderdrukken we de neiging om te beginnen met de gemakkelijkste klussen en vervelende taken uit te stellen.
Daarnaast wordt in één oogopslag duidelijk:

• hoeveel taken nog op het laatste moment gedaan moeten worden;
• welke behoeften zijn eigenlijk niet urgent en niet belangrijk;
• op welke termijn moet behoeften worden aangepakt.
  Kortom, met een simpele indeling naar prioriteiten kan u een betere tijdsindeling en een realistische planning maken voor de werking van de Brede School.

Werkwijze

Stap 1 - invullen kwadrant – wel belangrijk, wel urgent

In kwadrant 1 noteer je de noodgevallen en acute problemen. Acties in dit kwadrant moeten meteen of op korte termijn worden uitgevoerd. Dit kwadrant wordt zelden genegeerd. Het is goed om deze taken eens kritisch te bekijken. Het kan namelijk best zijn dat iemand veel spoedklussen heeft en daardoor het echte werk laat liggen.

Stap 2 - invullen kwadrant – wel belangrijk, niet urgent

Hier begint eigenlijk alles. Vaak blijft de uitvoering van dit kwadrant echter liggen door het ontbreken van tijdsdruk. Mensen die pas gemotiveerd worden door deadlines, hebben het moeilijk om taken uit dit kwadrant op te nemen. Om dit te voorkomen, is het belangrijk om ook deze acties in te plannen en deze planning op te volgen.

Stap 3 - invullen kwadrant – niet belangrijk, wel urgent

In dit kwadrant vallen voornamelijk de prioriteiten van een ander. Je kan hier ook werkzaamheden tegenkomen die je zou moeten delegeren. Bekijk per geval wanneer je hier tijd voor kan vrijmaken en geef je grenzen aan.

Stap 4 - invullen kwadrant – niet belangrijk, niet urgent

In dit kwadrant bevinden zich werkzaamheden die niet bijdragen tot de doelstellingen. Het voordeel van dit kwadrant is dat kleine problemen zich vaak vanzelf oplossen.

Bronnen

• OCB/VGC (2012). Werkvormenbundel. Goed begonnen, is half gewonnen. Brussel: VGC.